Bahasa Indonesia - Surat

Apakah itu surat? Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan/permohonan, ataupun laporan.

Fungsi surat :

1. Sebagai saran komunikasi.
2. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan/permintaan atau permohonan, sebuah pikiran atau gagasan.
3. Sebagai alat bukti tertulis.
4. Sebagai alat untuk mengingat.
5. Sebagai bukti historis.
6. Sebagai pedoman kerja.

Dilihat dari segi bentuk, isi dan bahasanya, surat digolongkan menjadi 3 jenis, yaitu:

1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah salah satu bentuk surat-menyurat yang ditulis seorang sebagai pribadi dan tidak berkaitan dengan kedinasan. Pada umumnya, surat pribadi bersifat tidak resmi dan berisi masalah-masalah pribadi.
Surat pribadi biasanya digunakan untuk komunikasi antara anak dengan orang tua, antar teman, antar kerabat.
Bagian-bagian surat pribadi.

 Contoh surat pribadi.

2. Surat Resmi/Dinas
Surat resmi merupakan sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari seseorang, organisasi, instansi,  maupun swasta kepada pihak lain.
Adapun fungsi surat dinas ialah sebagai sarana untuk menyampaikan permohonan, pemberitahuan, pemikiran; alat bukti tertulis dan alat pengingat; bukti sejarah, contohnya surat-surat bersejarah; dan pedoman kerja, misalnya surat keputusan.

Bagian-bagian surat dinas.

Kepala surat
Surat resmi/dinas harus menggunakan kepala surat. Kepala surat umumnya terdiri atas nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kode pos, logo.
Contoh :

Tanggal Surat
Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat tidak wajib di awali oleh nama kota. Sebab, nama kota telah tercantum pada kepala surat.
Tanggal surat ditulis dengan angka, langsung dilanjutkan dengan bulan(tanpa tanda koma) yang diawali dengan huruf kapital, dan angka tahun yang tidak disingkat.
Contoh penulisan
16 Januari 2015

Nomor Surat
Setiap surat resmi yang dikirim ke luar lingkungan organisasi harus diberi nomor dan kode tertentu. Umumnya rangkaian nomor surat atas nomor urut, kode item, bulan, dan tahun pembuatan surat.
Penulisan nomor surat(dapat disingkat menjadi No:......) tidak harus dibatasi dengan tanda garis miring, tetapi dapat pula menggunakan titik atau tanda hubung. Demikian pula isi kode surat tidak hanya huruf, tetapi dapat pula menggunakan angka.
Contoh penulisan
Nomor : 12.12.3.04
No : 12/12/Mar/04

Lampiran
Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat. Kelengkapan surat umumnya berupa dokumen yang merupakan kesatuan dengan suatu pengantarnya.Dengan adanya notasi lampiran, pembaca segera mengetahui bahwa surat itu mempunyai lampiran, dan ia akan memeriksanya.
Contoh penulisan
Lampiran : Satu Lembar

Hal atau Perihal
Perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang masalah pokok surat. Perihal pada surat sama fungsinya dengan judul.
Contoh penulisan.
Perihal : Undangan

Alamat Tujuan
Penulisan alamat tujuan harus memperhatikan segi kepraktisan karena alamat tujuan merupakan petunjuk langsung bagi penerima. Dalam prakteknya, banyak pengirim surat yang mencantumkan kata-kata di tempat  pada bagian akhir rangkaian alamat tujuan.
Pemakaian kata di tempat tidaklah tepat karena kata-kata tersebut kurang konkret dan kuras etis. Oleh sebab itu, kata-kata di tempat dapat diganti dengan di kantor, di rumah, di Jakarta,  dan sebagainya.
Contoh

Salam Pembuka
Salam pembuka digunakan agar surat tidak terasa kaku. Secara teoritis, pemakaian salam pembuka sifatnya tidak wajib.
Contoh penulisan
Dengan Hormat,

Isi Surat
Idealnya, isi surat terdiri dari tiga alinea, yaitu alinea pembuka, alinea transisi, dan alinea penutup. Isi surat berupa hal-hal pokok atau penting yang harus disampaikan. Dalam surat resmi, bahasa yang digunakan adalah bahasa indonesia yang baku.
Isi surat tergantung dari keperluan surat tersebut dibuat bisa berupa surat undangan, surat pemberitahuan, surat permohonan bantuan, surat izin, dan sebagainya.

Salam Penutup
Seperti halnya salam pembuka , pemakaian salam penutup dalam surat sifatnya tidak wajib. Salam penutup gunanya untuk menunjukkan rasa hormat atau sikap akrab pengirim dan penerima surat.
Contoh penulisan
Hormat kami,
Salam Hormat.

Nama, Jabatan dan Tanda Tangan
Nama, jabatan dan tanda tangan yang bertanggung jawab atas isi surat.
Contoh

Tembusan
Tembusan adalah seseorang yang dianggap perlu mengetahui isi tentang surat tersebut.
Contoh

Contoh Surat Dinas

3. Surat Niaga
Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.
Macam-macam surat niaga:
Surat penawaran, surat pengaduan, surat pesanan, surat pengiriman, surat pembayaran barang, surat penagihan, dan sebagainya.